ПОЛОЖЕНИЕ
об архивном отделе администрации
города Железногорска
1. Общие положения
1.1. Архивный отдел администрации города Железногорска (далее - Отдел) является структурным подразделением администрации города Железногорска.
1.2. В своей деятельности Отдел руководствуется Конституцией Российской Федерации, законами Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, законами Курской области, Уставом города Железногорска Курской области и настоящим Положением.
1.3. При осуществлении своих функций Отдел взаимодействует со структурными подразделениями администрации города Железногорска, органами местного самоуправления города Железногорска, государственными органами и учреждениями, организациями различных форм собственности, с архивными и научными учреждениями, средствами массовой информации.
1.4. Отдел имеет два угловых штампа, одну простую круглую печать для заверения архивных справок, копий и выписок из документов архивных фондов. Штампы и печать хранятся в Отделе.
2. Основные задачи и функции
Главными задачами Отдела являются:
- организация исполнения административного регламента «Предоставление архивной информации по документам Архивного фонда Курской области и другим архивным документам (выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий)»;
- реализация мероприятий муниципальной программы «Сохранение и развитие архивного дела в городе Железногорске»;
- хранение, комплектование, учет и использование документов, принятых в Отдел;
- представление в установленном порядке учетных данных в архивное управление Курской области;
- проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности;
- подготовка, предоставление администрации города Железногорска и реализация предложений по обеспечению сохранности документов, хранящихся в Отделе;
- обеспечение хранения архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Курской области, в т.ч. образовавшихся в деятельности администрации города Железногорска и ее структурных подразделений с момента их образования, деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также находящихся в совместном ведении города Железногорска и Курской области;
- обеспечение хранения архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся государственной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Курской области, образовавшихся в процессе деятельности администрации города Железногорска по реализации отдельных государственных полномочий, которыми она наделена;
- обеспечение хранения архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц на различных видах носителей, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в т.ч. личного происхождения, входящих в негосударственную часть Архивного фонда Курской области;
- обеспечение хранения документов на различных видах носителей по личному составу ликвидированных организаций (не имеющих правопреемника), действовавших на территории города Железногорска - печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды отдела;
-обеспечение хранения учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления его практической деятельности;
- организация по согласованию с администрацией города Железногорска приема на депозитарное хранение при наличии свободных площадей и необходимых условий документов действующих муниципальных и государственных организаций, общественных организаций и граждан на договорных условиях;
-обеспечение приема документов негосударственной части Архивного фонда Курской области, которые поступают на хранение в отдел в установленном порядке и на условиях договоров между собственниками документов и отделом, действующим от имени администрации города при наличии доверенности.
2.1. Отдел, реализуя свои задачи, выполняет следующие функции:
2.2. Осуществляет комплектование Отдела документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для муниципального образования.
2.3. Обеспечивает составление списков организаций - источников комплектования Отдела, утверждаемых главой города Железногорска и
согласовывает их с ЭПК архивного управления Курской области, проводит систематическую работу по их уточнению.
2.4. Осуществляет отбор и прием документов постоянного (долговременного) хранения в Отдел, проводит в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в Отделе.
2.5. Обеспечивает организационно - методическое руководство деятельностью и организацией документов в делопроизводстве администрации города Железногорска и ее структурных подразделений, муниципальных предприятий и учреждений, оказывает содействие организациям других форм собственности в порядке реализации отдельных государственных полномочий администрации города Железногорска в сохранении, комплектовании и использовании их ведомственных архивов.
2.6. Осуществляет информационное обеспечение администрации города Железногорска, организацию использования архивных документов, удовлетворение прав граждан города Железногорска на архивную информацию, в том числе:
- информирование главы города Железногорска, администрации города Железногорска и ее структурных подразделений, иных учреждений и организаций муниципального образования о составе и содержании документов Отдела;
- организация работы пользователей с документами, изготовление копий документов по их запросам, подготовка документальных выставок, материалов для средств массовой информации;
- исполнение социально-правовых и тематических запросов граждан, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов; рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, прием граждан;
- создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам Отдела, автоматизированных информационно-поисковых систем, банков и баз данных, архивных справочников о составе и содержании документов.
2.7. Ведет делопроизводство в порядке, установленном администрацией города Железногорска.
2.8. Осуществляет иные функции, отнесенные к ведению Отдела.
3. Права
Муниципальные служащие Отдела для реализации задач и функций имеют право:
3.1. Представлять администрацию города Железногорска по всем вопросам, входящим в компетенцию Отдела.
3.2. Вносить на рассмотрение главе города Железногорска и начальнику архивного управления Курской области предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в Отделе, совершенствованию работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве организаций; участвовать в подготовке и рассмотрении администрацией города Железногорска вопросов архивного дела и делопроизводства, готовить соответствующие проекты правовых актов администрации города Железногорска.
3.3. Запрашивать и получать от организаций - источников комплектования, независимо от их ведомственной подчиненности, необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве.
3.4. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и мероприятиях, проводимых администрацией города Железногорска и ее структурными подразделениями; участвовать в работе экспертных комиссий организаций.
4. Организация работы и ответственность
4.1.Работники Отдела назначаются и освобождаются от должности главой города Железногорска.
4.2. Отдел возглавляет начальник Отдела, который руководит деятельностью Отдела, распределяет обязанности, координирует деятельность Отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Отдел функций.
4.3. Ответственность работников Отдела устанавливается действующим законодательством и должностными инструкциями.
4.4. На период временного отсутствия начальника Отдела его обязанности возлагаются на ведущего специалиста – эксперта Отдела.
Назад в раздел
